Naše služby

Služby

Ponúkame nasledovné služby:

Správa firemnej registratúry – archivácia pre existujúce firmy
Archivovanie dokumentov - pre zaniknuté a zlikvidované firmy
Vypracovanie registratúrneho poriadku a plánu
Usporiadanie firmnej registratúry
Školenia pracovníkov
Vypracovanie ďalších druhov smerníc

Správa firemnej registratúry – archivácia pre existujúce firmy

Ponúkame vo svojich priestoroch ukladanie Vašej firemnej dokumentácie – registratúrnych záznamov a ich správu v súlade so Zákonom o archívoch a registratúrach č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov. Dlhoročné skúsenosti a profesionálny prístup zaručujú komplexný servis, úplnú diskrétnosť, bezpečnosť a ekonomicky veľmi výhodné riešenia.

Registratúrne stredisko, v ktorom archivujeme registratúrne záznamy, je umiestnené v samostatnom objekte, vzdialené 8 km od Považskej Bystrice, 39 km od Žiliny, 35 km od Trenčína.

Pre úplnú bezpečnosť je registratúrne stredisko, v ktorom budú Vaše registratúrne záznamy uskladnené, zabezpečené bezpečnostným zariadením, požiarnymi hlásičmi, práškovými hasiacimi prístrojmi, pancierovými dverami, zamrežovaním celého objektu, pravidelnou dezinfekciou a dezinsekciou, a ošetrené poistením objektu.

Táto služba, ktorú ponúkame pre subjekty, ktoré nechcú alebo nemôžu ukladať svoje záznamy vo vlastných priestoroch, zahŕňa:

Prevzatie Vašich registratúrnych záznamov,
Zaevidovanie registratúrnych záznamov a ich uloženie v našich priestoroch,
Sledovanie lehôt uloženia Vašich registratúrnych záznamov,
Odbornú komunikáciu a korešpondenciu s územne príslušným štátnym archívom, vyplývajúcu zo zákona o archívoch a registratúrach,
Zabezpečenie prístupu Vami určených osôb k uloženým registratúrnym záznamom a manipulácie s nimi, prípravu Vami požadovaných dokumentov podľa dohovoru, ich doručenie do Vašej firmy alebo sprístupnenie študovne v priestoroch nášho registratúrneho strediska
Uskutočňovanie vyraďovacích konaní so spracovaním príslušných zoznamov a návrhu na vyradenie a likvidáciu registratúrnych záznamov,
Vykonanie likvidácie vyradených registratúrnych záznamov na náklady našej firmy,
Uloženie registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou po uplynutí úložnej lehoty v štátnom archíve alebo na inom mieste podľa dohody,
Pri spracúvaní registratúrnych záznamov sú každý obal, šanón, zväzok, resp. škatuľa, ktoré podliehajú uloženiu, fyzicky označené názvom klienta, znakom hodnoty, lehotou uloženia, presne v zmysle Registratúrneho plánu

Archivovanie dokumentov - pre zaniknuté a zlikvidované firmy

Nutnosť a dôležitosť zabezpečenia úschovy písomností vo vzťahu k výmazu podnikateľského subjektu z obchodného registra, živnostenského registra alebo ukončenia konkurzného konania vyplýva z legislatívy. Dovoľujeme si Vám preto ponúknuť nasledovné služby:

vytriedenie písomností pre prvotné vyradenie ešte pred prevzatím dokumentácie v prípade, že sa jedná o písomnosti po lehote uloženia
kompletnú príprava písomností typu "A" a ich odovzdanie do územne príslušného štátneho archívu
vytriedenie a systematické uloženie dokumentov s obmedzenou lehotou uloženia v našom registratúrnom stredisku počas celej lehoty uloženia
odbornú starostlivosť o uložené materiály, vrátane ochrany pred poškodením, stratou a zneužitím počas celej lehoty uloženia
priebežné vyraďovanie podľa lehôt uloženia, stanovených v registratúrnom pláne
poskytovanie odpisov a potvrdení z písomností oprávneným osobám

Pre úplnú bezpečnosť je registratúrne stredisko, v ktorom budú registratúrne záznamy uskladnené, zabezpečené bezpečnostným zariadením, požiarnymi hlásičmi, práškovými hasiacimi prístrojmi, pancierovými dverami, zamrežovaním celého objektu, pravidelnou dezinfekciou a dezinsekciou, a ošetrené poistením objektu.

Vypracovanie registratúrneho poriadku a plánu

Z ustanovení Zákona NR SR č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a Vyhláš-
ky MV SR č. 628/2002 Z.z. vyplýva pre niektoré firmy povinnosť vypracovať registratúrny plán, v zmysle ktorého postupuje pri archivácii firemných dokumentov.

V balíku služieb ponúkame nasledovné, navzájom súvisiace a nedeliteľné úkony:

1. Vytvorenie „Registratúrneho plánu",
t.j. vecne štruktúrovaný zoznam aktívnej dokumentácie spolu s presnými dobami uloženia na podmienky Vašej firmy v súlade so Zákonom č. 395/2002 Z.z. a Vyhláškami č. 251/2005 a č. 628/2002 – vytvorené našim pracovníkom , na základe konzultácie s pracovníkom Vašej firmy

2. Vytvorenie „Registratúrneho poriadku",
t.j. podniková smernica zohľadňujúca komplexnú predarchívnu starostlivosť na podmienky Vašej firmy, v súlade so Zákonom č. 395/2002 Z.z. a Vyhláškou č. 628/2002
– vytvorené našim pracovníkom , na základe konzultácie s pracovníkom Vašej firmy

3. Zaregistrovanie vypracovaného „Registratúrneho poriadku a plánu",
spolu s prerokovaním a oponentúrou na územne príslušnom Štátnom archíve - bez Vašej účasti, zabezpečené našou firmou

4. Zaškolenie akéhokoľvek počtu pracovníkov,
- zabezpečené našou firmou pre Vašich pracovníkov, ktorí budú bezprostredne zabezpečovať chod predarchívnej starostlivosti vo firme. Školenie je v podstate praktický návod na implementovanie smernice o archivácii do chodu firmy, oboznámenie pracovníkov s praktickými ukážkami a návodmi s možnosťou následnej spolupráce formou konzultácií.

Ak máte pochybnosti, či má Vaša firma povinnosť zaregistrovať svoj registratúrny plán na územne príslušnom štátnom archíve, kontaktujte našu firmu. Prípadné konzultácie poskytujeme ZDARMA.

Usporiadanie firmnej registratúry

Nemáte vo Vašom firemnom registratúrnom stredisku /podnikovom archíve/
zavedený systém ukladania dokumentácie? Potrebujete usporiadať jednotlivé ročníky a druhy spisov do prehľadného a zmysluplného systému, v ktorom nie je problém orientovať sa, vyhľadávať jednotlivé požadované dokumenty a vykonávať pravidelné vyraďovacie konanie?

Máme pre Vás riešenie:

zoradíme Vaše dokumenty podľa ročníkov a podľa druhov v zmysle zákona o archívoch a registratúrach č. 395/2002 Z.z.
pripravíme prvotné vyradenie dokumentov
pri vyradení zabezpečíme odbornú komunikáciu s územne príslušným štátnym archívov
v prípade požiadaviek zákazníka dodávame archívne krabice a vypracujeme štítky, s označením názvu firmy, názvu dokumentu, čísla spisov, ročníkov, lehoty uloženia a registratúrnej značky

Školenia pracovníkov

V prípade, že nemáte záujem o nákladné a zdĺhavé školenia, na ktorých Vás budú školiť spôsobom „čítania" zákona a hľadáte praktické vysvetlenie konkrétnych otázok, prípadne ak majú Vaši zamestnanci aj napriek absolvovaniu akreditovaného kurzu problémy s aplikáciou niektorých zákonných povinností do praxe, obráťte sa na nás. Prakticky vysvetlíme, predvedieme a pomôžeme Vám i Vašim pracovníkom vyriešiť problematiku správy registratúry a archivácie v plnom rozsahu.

Pomôžeme Vám pri zavádzaní registratúrneho poriadku do fungujúcich firemných systémov

Vypracovanie ďalších druhov smerníc

- podľa konkrétnych požiadaviek zákazníka – v súvislosti s platnou legislatívou
/pracovné poriadky, organizačné poriadky, bezpečnostné smernice, kolektívne zmluvy a pod./.
Všetky dokumenty vypracovávame v úzkej spolupráci so zákazníkom, na ktorého konkrétne podmienky a požiadavky sú smernice vyšpecifikované. Ideálne riešenie pre firmy, ktoré chcú zaviesť do svojej práce systematičnosť a zosúladiť prácu s platnou legislatívou, bez opomenutia základných zákonných povinností.